La Gestión administrativa en la empresa

Cuando hablamos de gestión administrativa de la empresa nos referimos al conjunto de operaciones que realizamos para gestionar los procesos de compra venta que se dan en la empresa, ya sea con los clientes o con los proveedores así como los medios de pago utilizados. Estas operaciones implican el uso de una documentación concreta que permite realizar el proceso de manera adecuada, con las debidas garantías para cada una de las partes. Algunos de estos documentos, como la factura, tienen regulado su contenido por la normativa vigente, mientras que otros se realizan según la costumbre de las empresas o el sector.

En este cuadro podemos ver un proceso de compra venta con la documentación implicada en cada fase:

Daniela Gimeno/M.Cruz García. Proceso de Compra Venta (CC BY-SA)

Vamos a comentar brevemente cada uno de los documentos:

• Presupuesto: sirve para solicitar a la empresa vendedora un precio aproximado de la compra que queremos efectuar así como plazos de entrega y medios de pago.
• Pedido: es el documento con el cual solicitamos el producto o servicio a comprar/contratar al vendedor. Implica ya una decisión en firme de compra y en el documento figura una descripción de lo que se adquiere así como su precio, información sobre gastos de envío, forma de pago y dirección de envío.
• Albarán: este documento lo expide el vendedor y acompaña a la entrega de mercancía. Nos sirve para comprobar que lo que se ha pedido se corresponde con lo que se entrega.
• Factura: es el documento con validez legal que justifica la transacción entre comprador y vendedor. Se debe realizar obligatoriamente en el momento en que se realiza una operación de compraventa y tiene fines tributarios y contables. Lo veremos en el reto 1 con más detenimiento.
• Medios de pago: se realizará el pago en el plazo y forma acordada entre las partes. Los medios de pago digitales permiten que esta operación pueda ser casi instantánea.
• Recibo: es un documento en el que la empresa vendedora acredita el pago recibido al cliente.

Volveremos sobre estos documentos en el reto del desafío.